Miért fontos a FIFO készletkezelés, ha az anyagárak emelkednek?

A FIFO az angol First In, First Out rövidítése: ami először érkezett be a készletbe, az kerül először kiadásra. Magyarul ez azt jelenti, hogy a raktár nem véletlenszerűen vagy kényelmi alapon választ készletet, hanem időrendben kezeli a beszerzési tételeket.

Ez elsőre egyszerű raktári szabálynak tűnik. Sok gyártócégnél azonban a FIFO készletkezelés nem csak a fizikai sorrendről szól. Legalább ennyire fontos, hogy a rendszer tudja: melyik bevételezésből, milyen beszerzési áron, milyen időpontban került be az adott anyag, és abból mennyi maradt még készleten.

Szerszámoknál, védőeszközöknél, segédanyagoknál, kenőanyagoknál, csomagolóanyagoknál vagy kisebb gyártási kellékeknél gyakori, hogy ugyanazt a cikkszámot több beszállításból használja a cég. Ha ezeknek az ára eltér, akkor már nem mindegy, melyik beszerzési rétegből történik a kiadás.

Miért fontos, ha az anyagárak emelkednek?

Stabil árak mellett sok cég kevésbé érzi a FIFO jelentőségét. Ha egy tétel hónapokig ugyanannyiba kerül, akkor a készletérték és a felhasználási költség között kisebb az eltérés kockázata. Anyagár-emelkedésnél viszont gyorsan láthatóvá válik a probléma.

Tegyük fel, hogy egy gyártócég korábban 1000 forintért vásárolt egy segédanyagot, majd a következő beszerzésnél ugyanaz a tétel már 1350 forintba kerül. A polcon fizikailag ugyanaz az anyag látszik, de gazdasági szempontból két külön készletréteg van mögötte. Az egyik olcsóbb, régebbi beszerzésből származik, a másik drágább, újabb beszerzésből.

Ha a kiadás nyilvántartása nem kezeli ezt a sorrendet, akkor a riport könnyen fals képet mutathat. A rendszer vagy túl olcsón számolja a felhasználást, vagy túl drágán értékeli a még bent maradt készletet. Egy-egy tételnél ez apróságnak tűnhet, de sok cikkszámnál, sok mozgásnál és emelkedő árkörnyezetben már érdemi torzítás lesz belőle.

Mi a gond az Exceles vagy papíros nyilvántartással?

Az Exceles készletnyilvántartás addig működhet elfogadhatóan, amíg kevés a mozgás, kevés az érintett ember, és nincs szükség tételenkénti árkövetésre. A FIFO készletkezelés viszont már nem csak egy darabszám oszlopot kér. Bevételezési rétegeket, dátumokat, beszerzési árakat, maradék mennyiségeket és kiadási kapcsolatokat kell kezelni.

Papíron vagy egyszerű táblázatban gyakori, hogy a raktár csak azt vezeti: miből mennyi jött be, és mennyi ment ki. A vezetői kérdés viszont ennél pontosabb: melyik beszerzési áron ment ki az anyag, melyik részleg használta fel, ki kérte, ki hagyta jóvá, és milyen értéken csökkent a készlet?

Ha ezt utólag kell összerakni, akkor a riport nem a valós folyamatból születik, hanem becslésből, kézi egyeztetésből és emlékezetből. Ez nem azért veszélyes, mert bárki rosszul dolgozik, hanem mert a módszer nem elég erős a feladathoz.

Miért jó, ha először a régebbi készlet kerül kiadásra?

A FIFO készletkezelés egyik előnye, hogy következetes logikát ad a raktári mozgásoknak. A régebbi készlet nem ragad bent, a készletérték időben tisztábban követhető, és a felhasználási költség közelebb kerül ahhoz, ami a vállalkozásban ténylegesen történik.

Ez nem azt jelenti, hogy a régebbi, olcsóbb készletet azért kell először kiadni, mert így szebb lesz a költség. Épp ellenkezőleg: azért fontos, mert ez mutatja meg fegyelmezetten, milyen sorrendben fogyott el a valós készlet. Ha az anyagárak közben emelkednek, akkor a későbbi riportokból az is látszik, mikor kezdett a drágább beszerzés hatni a felhasználási költségre.

Gyártócéges készletkezelésben ez több döntéshez is alapadatot ad. Pontosabb lehet a részlegenkénti költség, megbízhatóbb a készletérték-számítás, jobban látszik a beszerzési árak változásának hatása, és tisztább lesz az anyagkiadás nyilvántartás. A vezető nem csak azt látja, hogy fogyott 250 darab, hanem azt is, hogy milyen értéken és milyen beszerzési rétegekből.

A FIFO emellett segít elválasztani két kérdést, amely a gyakorlatban gyakran összekeveredik. Az egyik a fizikai készlet: ténylegesen mi van a polcon. A másik a pénzügyi és vezetői értelmezés: milyen áron került be, milyen sorrendben fogyott, és milyen költségen jelent meg a termelésben. Ha ez a két nézőpont nincs összekötve, a készletlista látszólag rendben lehet, miközben a költségadatok már nem adnak biztos alapot döntéshez.

Hogyan segít ebben egy célzott készletkezelő program?

Egy célzott készletkezelő program vagy raktárkezelő szoftver akkor ad valódi segítséget, ha nem csak a jelenlegi darabszámot mutatja, hanem a mozgások mögötti történetet is. Bevételezéskor rögzíti a dátumot, a mennyiséget, a beszállítót és a beszerzési árat. Kiadáskor pedig képes követni, hogy a felhasználás melyik készletrétegből történt.

Ez a működés nem feltétlenül bonyolult a felhasználónak. A raktáros vagy termelési munkatárs továbbra is anyagot ad ki, de a háttérben a készletnyilvántartó program kezeli a sorrendet, az értéket és a naplót. Így a vezetői riport nem külön Excelben készülő becslés, hanem a napi folyamat természetes eredménye.

Jó beállítás mellett a rendszer a beszerzésnek és a vezetésnek is használható adatot ad. Látszik, mely tételeknél gyorsul az áremelkedés hatása, mely anyagoknál nagy a készletérték, hol fogy el túl gyorsan egy drágább beszerzési réteg, és mely részlegeknél érdemes pontosabban vizsgálni a felhasználást. Ez már nem puszta adminisztráció, hanem üzemi költségkontroll.

A KészletCenter szemlélete is ebbe az irányba illeszkedik: a segédanyag-felhasználás, a raktári kiadás, a felelősségi nyom és a vezetői készletkontroll legyen átláthatóbb. Nem minden gyártócégnek teljes ERP bevezetésre van szüksége első lépésként. Sokszor már az is nagy előrelépés, ha a gyakran mozgó anyagoknál pontosabbá válik a bevételezés, a kiadás, az árkövetés és a készletérték.